Mẫu email xin nghỉ ốm bằng tiếng Nhật chuẩn công sở và baito

Cẩm nang viết email xin nghỉ ốm chuẩn Nhật

Khi cơ thể mệt mỏi, việc soạn một bức thư đúng quy tắc kính ngữ (Keigo) có thể rất khó khăn. Hãy sử dụng các mẫu email dưới đây để gửi báo cáo chuyên cần lịch sự nhất cho sếp hoặc Tenchou của bạn.

✓ Lịch sự chuyên nghiệp • ✓ Có nút copy nhanh • ✓ Tùy chọn phong phú

Chào mọi người, mình là Senpai đây! Trải qua 7 năm sống tại Nhật, từ những ngày đầu cày cuốc làm baito ở xưởng bento, combini cho đến khi trở thành nhân viên văn phòng (seishain) tại Tokyo, mình rất hiểu cảm giác lo sợ của các bạn khi đột nhiên bị ốm. Đầu óc thì quay cuồng, người mệt lả mà tay vẫn phải cầm điện thoại để viết email xin nghỉ bằng tiếng Nhật. Viết sao cho đúng kính ngữ? Viết sao để sếp hoặc Tenchou (cửa hàng trưởng) không cảm thấy khó chịu?

Đừng lo lắng quá! Bài viết này mình đã tổng hợp sẵn các mẫu email và tin nhắn xin nghỉ ốm thực chiến nhất để bạn chỉ việc nhấn nút **Copy**, thay tên đổi họ và gửi đi ngay lập tức.

1. Quy tắc sinh tồn: gửi email hay gọi điện thoại?

Ở Nhật, cách thức xin nghỉ tùy thuộc rất lớn vào môi trường làm việc của bạn:

• Đối với công việc Baito (làm thêm): Tenchou hoặc quản lý thường bận rộn chạy bàn, đứng bếp. Cách tốt nhất là gọi điện thoại trực tiếp. Nếu không gọi được, hãy nhắn tin Line/SMS kèm lời hứa sẽ gọi lại sau.
• Đối với nhân viên công sở (Seishain/Haken): Gửi email hoặc nhắn qua công cụ chat nội bộ (Slack, Chatwork) là phương thức chuẩn nhất. Tốt nhất nên gửi trước giờ làm việc ít nhất 10 - 15 phút.

2. Mẫu email dành cho nhân viên văn phòng (seishain/haken)

Mẫu 1: Xin nghỉ do sốt cao và đau họng (Cảm cúm/Corona)

Mẫu này sử dụng kính ngữ chuẩn mực để báo cáo cho cấp trên. Hãy click nút sao chép và sửa phần trong ngoặc vuông.

件名：【勤怠連絡】体調不良による欠勤のご連絡（[Tên của bạn]）

[Tên sếp] 様
（hoặc 〇〇部長、〇〇課長）

お疲れ様です。[Tên của bạn]です。

本日、朝起床したところ高熱と激しい喉の痛みがあり、体調が優れません。
大変申し訳ございませんが、本日は休養を取らせていただきたく、欠勤のご連絡を差し上げました。

なお、本日の私の業務につきまして là, 現在進行中の[tên dự án/công việc đang làm]について、〇〇さんにお願いの連絡を入れております。

急ぎのご連絡がある場合は、私の携帯電話（[Số điện thoại của bạn]）または個人のメールアドレスまでご連絡いただけますと幸いです。

突然の欠勤でご迷惑をおかけし、深くお詫び申し上げます。
何卒よろしくお願いいたします。

Mẫu 2: Xin nghỉ do đau đầu dữ dội / đau dạ dày khó di chuyển

Sử dụng khi bạn bị đau đầu dữ dội (偏頭痛) hoặc đau dạ dày co thắt (胃痛) không thể ngồi làm việc hoặc đi tàu.

件名：【勤怠連絡】体調不良（激しい頭痛）による欠勤のご連絡（[Tên của bạn]）

[Tên sếp] 様

お疲れ様です。[Tên của bạn]です。

今朝から激しい頭痛（または胃痛）があり, 起き上がることが困難な状態です。
本日は自宅にて安静にさせていただきたく、欠勤のご連絡を差し上げました。

急ぎの案件につきましては、メールにて対応いたしますが, 返信が遅れる可能性がございます。何卒ご容赦ください。

ご不便をおかけして大変申し訳ありませんが、よろしくお願いいたします。

Mẫu 3: Xin nghỉ dài ngày để nhập viện điều trị / phẫu thuật

Dành cho trường hợp ốm nặng cần điều trị dài ngày (như nằm viện 1 tuần, phẫu thuật, v.v.).

件名：【勤怠連絡】病気療養（入院）に伴う長期休暇のお願い（[Tên]）

[Tên sếp] 様

お疲れ様です。[Tên của bạn]です。

先日から医師より検査を受けたところ、数日間の入院と治療が必要との診断を受けました。
つきましては、大変心苦しいのですが、下記の期間においてお休みをいただきたくお願い申し上げます。

【休暇期間】〇月〇日（〇）〜〇月〇日（〇）

期間中の連絡につきましては、緊急の場合のみ携帯電話にて対応いたします。
ご迷惑をおかけして大変申し訳ございませんが、何卒ご配慮のほどよろしくお願いいたします。

3. Mẫu tin nhắn line/sms dành cho các bạn làm baito

Khi làm thêm ở quán ăn, xưởng hay combini, các bạn thường giao tiếp qua Line. Giọng văn nên ngắn gọn, lịch sự nhưng vẫn thể hiện sự thành khẩn.

Mẫu 1: Xin nghỉ làm cả ca Baito

[Tên Tenchou] さん

お疲れ様です。バイトの [Tên của bạn] です。

本日のシフトについてご連絡いたしました。
昨晩から熱が〇〇度あり、体調が優れないため、本日の勤務をお休みさせていただけないでしょうか。

急なご連絡となり、シフトの調整などご迷惑をおかけして大変申し訳ございません。
何卒よろしくお願いいたします。

Mẫu 2: Xin phép đi làm muộn để đi khám bệnh rồi vào ca

[Tên Tenchou] さん

お疲れ様です。バイトの [Tên của bạn] です。

本日のシフトについて một chút ご相談させていただきたくご連絡しました。
朝から胃の痛みがあり、午前中に一度病院で受診してから出勤したいと考えております。

そのため、本日の出勤時間を〇〇時から（病院が終わり次第）に変更させていただけないでしょうか。
急な時間変更でご迷惑をおかけし、大変申し訳ありません。よろしくお願いいたします。

4. Phân tích ngữ pháp kính ngữ quan trọng

Tại sao lại viết như vậy? Cái hay ở đây là chúng ta áp dụng các mẫu ngữ pháp kính ngữ từ N4 đến N3 một cách linh hoạt:

Hy vọng qua bài viết này, các bạn đã tự tin hơn khi xử lý tình huống xin nghỉ phép đột xuất ở Nhật. Hãy nhớ lưu lại bài viết này phòng khi cần dùng tới nhé! Chúc các bạn luôn giữ gìn sức khỏe thật tốt để chiến đấu nơi xứ người.