Mẫu email báo đi muộn do trễ tàu bằng tiếng Nhật chuẩn công sở

Báo cáo đi muộn do trễ tàu chuyên nghiệp

Trễ tàu tại Nhật là sự cố bất khả kháng. Tuy nhiên, việc liên lạc nhanh chóng và sở hữu giấy chứng nhận trễ tàu là chìa khóa để bảo vệ điểm chuyên cần và sự uy tín của bạn.

✓ Lịch sự chuyên nghiệp • ✓ Có nút copy nhanh • ✓ Tùy chọn phong phú

Chào các bạn, lại là Senpai đây! Đi tàu điện tại Nhật Bản vốn nổi tiếng thế giới về độ chính xác đến từng giây. Tuy nhiên, thi thoảng do thời tiết xấu, sự cố kỹ thuật đường ray hoặc các lý do nhân tai khác, các tuyến tàu vẫn có thể bị hoãn chuyến (遅延 - Chien). Đối với người lao động ở Nhật, đi muộn là điều cấm kỵ. Nhưng nếu đi muộn vì lý do trễ tàu khách quan và bạn xử lý đúng quy trình, công ty sẽ hoàn toàn thông cảm.

Trong bài viết này, mình sẽ hướng dẫn các bạn cách ứng phó cực kỳ văn minh khi trễ tàu, cùng các mẫu email, tin nhắn Line copy-paste thực chiến nhất để sếp không thể phiền lòng.

1. Quy trình sống còn: Giấy chứng nhận trễ tàu (遅延証明書) là gì?

Tại Nhật Bản, khi tàu trễ từ 5 phút trở lên, nhà ga sẽ cấp một loại giấy gọi là 遅延証明書 (Chien-shou-mei-sho - Giấy chứng nhận trễ tàu). Khi trình giấy này cho phòng nhân sự hoặc quản lý, thời gian đi muộn của bạn sẽ được xóa bỏ và tính là đi làm đầy đủ ca.

Bạn có thể lấy giấy trễ tàu bằng 2 cách:

• Lấy trực tiếp tại ga: Khi đi qua cửa soát vé thoát ga (改札口), nhân viên nhà ga sẽ đứng phát tờ giấy nhỏ in sẵn thời gian trễ tàu. Bạn chỉ cần đi qua và nhận lấy. Để biết thêm quy tắc đi tàu, hãy đọc lại bài Cẩm nang đi tàu điện ở Nhật Bản của mình nhé.
• Tải online trực tuyến: Nếu vội quá không kịp lấy tại ga, bạn có thể truy cập trang web chính thức của nhà mạng. Ví dụ, xem thông tin chạy tàu trực tiếp và tải giấy trễ tàu tại chuyên trang của JR East Train Info (Đường sắt Đông Nhật Bản) hoặc Tokyo Metro.

2. Mẫu báo đi muộn dành cho nhân viên văn phòng

Mẫu 1: Email báo đi muộn do trễ tàu thông thường

Dành cho nhân viên chính thức (Seishain) hoặc nhân viên phái cử (Haken). Cần gửi email trước giờ làm việc chính thức từ 10 - 15 phút.

件名：【遅刻連絡】電車の遅延による遅刻のご連絡（[Tên của bạn]）

[Tên sếp] 様

お疲れ様です。[Tên của bạn]です。

本日、乗車しております〇〇線（tên tuyến tàu, VD: JR山手線）が〇〇影響で遅延しております。
そのため、本日の出勤が〇〇分ほど遅れ、〇〇時〇〇分頃の到着になる見込みです。

出勤後、すぐに遅延証明書を提出いたします。

朝の忙しい時間帯にご迷惑をおかけし、大変申し訳ございません。
何卒よろしくお願いいたします。

Mẫu 2: Email báo trễ tàu nhưng xin phép WFH (Làm việc từ xa)

Rất phù hợp cho các bạn làm IT hoặc công việc bàn giấy có thể làm từ xa khi đường tàu bị nghẽn hoàn toàn vài tiếng.

件名：【勤怠連絡】電車の運転見合わせに伴う在宅勤務切り替えのご相談（[Tên]）

[Tên sếp] 様

お疲れ様です。[Tên của bạn]です。

本日、朝の電車遅延（〇〇線）の影響で運転見合わせとなっており, 復旧の見込みが立っておりません。
会社への到着が大幅に遅れる（約〇時間遅延）と予想されます。

つきましては, 本日の午前中（または終日）の業務を在宅勤務（テレワーク）に切り替えて対応させていただけないでしょうか。
自宅でのネットワーク環境は整っており, 通常通り業務開始可能です。

突然の変更となり大変申し訳ございませんが、ご検討のほどよろしくお願いいたします。

3. Mẫu tin nhắn Line/SMS dành cho các bạn làm Baito

Làm thêm ở quán ăn hoặc xưởng, bạn thường báo qua nhóm hoặc chat trực tiếp với Tenchou. Hãy nhắn ngắn gọn, nêu rõ thời gian dự tính đến ga.

Mẫu 1: Tin nhắn báo đi muộn ca Baito thông thường

[Tên Tenchou] さん

お疲れ様です。バイトの [Tên của bạn] です。

本日のシフトについてご連絡いたしました。
現在、〇〇線が運転見合わせ（または遅延）しているため、出勤時間が〇〇分ほど遅れそうです。
到着は〇〇時〇〇分頃になる予定です。

急なご連絡となり、ご迷惑をおかけして大変申し訳ございません。
急いで向かいますので, 何卒よろしくお願いいたします。

Mẫu 2: Tin nhắn khi tàu đột ngột dừng hẳn giữa chặng, không biết bao giờ đi tiếp

[Tên Tenchou] さん

お疲れ様です。バイトの [Tên của bạn] です。

現在, 乗車している電車が駅と駅の間で緊急停車してしまい, 電車から降りられない状態です。
復旧の目途が立っていないため, 本日の勤務開始時間に間に合わない可能性が高いです。

動きがあり次第, すぐに到着予定時刻をご連絡いたします。
ご迷惑をおかけして大変申し訳ございません。何卒よろしくお願いいたします。

4. Kính ngữ và từ vựng quan trọng khi báo trễ tàu

Hy vọng cẩm nang này sẽ giúp các bạn xử lý tình huống trễ tàu bình tĩnh và khéo léo nhất. Hãy luôn lưu sẵn mẫu bài viết này để mở ra copy ngay khi đứng trên tàu bị kẹt nhé!